基建档案管理办法

为加强对基建资料的收集整理和保护利用，促进基建档案管理工作的规范化建设，根据国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合我校基建实际,制定本办法：

一、基建档案是指在整个建设项目中从酝酿、决策到施工建设、竣工验收、使用维修的全过程中形成的、具有保存、查阅、参考价值的文件材料。包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理、竣工等活动中形成的文字、图纸、音像制品等文件资料。

二、基建档案人员要科学规范管理档案工作，基建工作人员都有责任配合档案人员做好基建项目资料收集工作。

三、基建档案的归档范围及保管期限：

1、学校总体规划图、现状总平面图、房产证、土地证等永久保存。

2、供排水线路图、电路布置图（含地下电缆图），燃气管线图、供暖管道图及其他隐蔽工程分布图等长期保存。

3、学校各单项工程的请示、批复，已批准的设计任务书、工程概算、设计图纸、图纸会审纪要及基建工程进行的地质、水文、地震勘测等前期文件长期保存。

4、招投标文件、施工合同、预决算书、施工记录、施工质量检查记录、设计交底、隐蔽工程记录、施工中重大事故调查分析及其处理报告、增项更改通知单、施工技术总结、开工报告等长期保存。

5、竣工验收证明书，验收报告，建筑、结构、水、电、暖、燃气、下水和道路的竣工图，工程决算报告，附属工程预决算，工程质量鉴定书长期保存。

6．房屋加固、改建、扩建、维修的更改图和有关的文件材料。水、电、燃气、下水系统的更改图和竣工图两套长期保存。

7．征用土地报告、批文、协议、拆迁、地界划分，土地借用、互换割让等文件材料永久保存。

四、基建档案收集工作要与项目建设进程同步，项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

五、归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，要严格按照国家有关规范和标准妥善处置，每个项目都要确定专人负责档案工作，层层落实。

六、在项目建设过程中，施工单位、监理单位应在各自的职责范围内搞好建设项目工程资料的整理、归档和移交工作。要按照合同约定的相关内容，及时、准确、完整地将基建档案上交到基建处档案室，并办理相关交接手续。

七、学校内部的小型工程，如修路、管道、线路、污水道、绿化、铺砖等工程也必须按规定移交施工和监理资料，由于特殊原因造成资料手续不全的，应交书面材料补充说明，并有单位负责人签名和单位公章。

八、基建处档案室必须组织有关专业人员进行鉴别和梳理，对有保存和利用价值的档案，要重新整理编目，并履行登记造册手续，同时有责任和义务继续催缴缺失和不足的档案资料。

九、基建档案管理人员应根据基建档案的立卷要求和整理方法，及时进行立卷归档和整理工作，并根据有关规定，积极做好有关档案向学校档案室的移交工作。

十、基建处档案室、学校档案室必须指定相关专业的档案员参加基建项目竣工初步验收和竣工验收资料的审核工作，以保证竣工资料和图纸的质量，并提出规范和要求，做到规格统一、证章齐全、图面整洁、字迹清楚，并要出具基建档案专题验收报告。

十一、基建档案的保管期分为：永久、长期、短期三种。长期保管的基建档案实际保管期限不短于建设项目的实际寿命。

十二、基建档案工作是学校基本建设管理系统的重要一环，要与工程款、监理费支付相挂钩，实行档案工作一票否决制。此要求作为施工合同附件内容，在签订合同时一并有施工单位、监理单位承诺确认。

十三、基建档案的借阅，严格实行实名登记及谁借阅谁负责制度，重要资料长时间外借必须有基建处长签字许可。