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【档案学习】电子档案的管理

来源： 作者： 发布时间： 22-08-25 15:00 访问次数： 次

【档案学习】电子档案的管理




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一、电子档案的移交接收




   （一）电子档案的移交
     电子档案的移交是指电子档案形成单位向国家档案馆转移电子档案的行为，对应于国家档案馆的行为则被称为电子档案的接收。电子档案的移交和接收不仅是电子档案实体和信息的转移，更重要的是电子档案管理责任主体的变更。
     电子档案移交的程序：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
     电子档案移交的基本要求：
   （１）移交时间：一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。
   （２）移交格式：电子档案的文件格式按照国家有关规定执行。
   （３）移交载体：脱机移交将光盘作为移交载体，实际操作可根据实际情况双方协商移交载体参数。
   （４）移交方式：电子档案的移交可采用离线或在线方式进行， 离线和在线移交需要满足相关规范要求。
   （５）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据。
   （６）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息。
   （７）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。
   （８）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存５年。
   （９）在移交之前，电子档案移交单位应当对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。
  （二）电子档案的接收
     电子档案接收的程序：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、 存储电子档案数据等步骤。
     档案馆需为电子档案接收做好相应工作，具体包括：
   （１）建立电子档案接收平台，进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。
   （２）对接收的电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全 性进行检验，合格后方可接收。
   （３）应当将电子档案交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。
   （４）对电子档案数据迁移和转换前后的一致性进行校验。
   （５）对接收的电子档案载体保存５年以上。
   （６）对电子档案载体应当按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和《磁性载体档案管理与保护规范》进行管理。
  （三）移交接收过程中的“四性检测”
     档案移交单位在向档案馆移交电子档案之前，档案馆在接收电子档案时，均应对电子档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交和接收。
     检测内容包括：（１）真实性检测：电子档案来源真实性、元数据准确性、内容真实性、元数据与内容管理一致性、移交信息包真实性。（２）完整性检测：电子档案数据总量、元数据完整性、内容完整性、移交信息包完整性。（３）可用性检测：电子档案元数据可用性、内容可用性、软硬件环节、移交信息包可用性。（４）安全性检测：移交信息包病毒、移交载体安全性、移交过程安全性。
     检测方案参照《文书类电子档案检测一般要求》执行。



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二、电子档案的长期保存




   （一）电子档案存储
     电子档案存储是指以经济、有效、安全的方式保护、存取和管理电子档案以便利用的过程。
     电子档案存储的基本要求包括。
     常见的存储设备：（１）直连式存储，简称为DAS（Ｄｉｒｅｃｔ－Ａｔｔａｃｈｅｄ Ｓｔｏｒａｇｅ）。（２）网络附加存储，简称为 NAS（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ａｔｔａｃｈｅｄ Ｓｔｏｒａｇｅ）。（３）存储区域网络，简称 SAN（Ｓｔｏｒａｇｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）。
     常见的容错技术方案：（１）独立冗余磁盘阵列，简称为ＲＡＩＤ（Ｒｅｄｕｎｄａｎｔ Ａｒｒａｙｓ ｏｆ Ｉｎｄｅｐｅｎｄｅｎｔ Ｄｉｓｋｓ）。（２）纠删码（ｅｒａｓｕｒｅ ｃｏｄｉｎｇ，ＥＣ）。
   （二）电子档案的备份
     电子档案备份是指将电子档案或相关系统的全部或部分复制或转换到存储载体或独立的系统上。
     电子档案备份级别可分为：数据级备份、应用级备份和灾难备份。
     电子档案备份方式按存储介质不同可分为：在线备份和离线备份；按备份系统与主应用系统之间的距离可分为：近线备份、远程备份，远程备份又包括同城异地备份、远程异地备份。
     电子档案的近线备份和灾难备份基本要求。
     电子档案离线备份的基本要求。
   （三）元数据的维护
     电子档案元数据维护的基本要求：
   （１）应基于系统在电子档案管理全过程中持续开展电子档案元数据采集、备份、转换和迁移等管理活动。
   （２）实施系统升级或更新、电子档案格式转换等管理活动时，应自动采集新增的电子档案背景、结构元数据，包括信息系统描述、格式信息、音频编码标准、视频编码标准、技术参数等。
   （３）应持续并自动采集电子档案管理过程元数据，包括登记、格式转换、迁移、鉴定，销毁、移交等。
   （４）应通过备份、格式转换、迁移等措施管理电子档案元数据，包括电子文件归档接收的以及归档后形成的电子档案元数据。
   （５）应禁止修改电子档案背景、结构和管理过程元数据，对题名、责任者、文件编号、日期、人物、保管期限、密级等元数据的修改应符合管理规定，修改操作应记录于日志文件中。
   （６）应确保电子档案与其元数据之间的关联关系得到维护。



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三、电子档案的利用和统计




  （一）电子档案的利用
     电子档案利用的基本要求：
   （１）电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定。
   （２）应根据工作岗位、职责等要求在电子档案管理系统或电子档案长久保存系统中为利用者设置相应的电子档案利用权限。
   （３）利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及其元数据。
   （４）电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借，其使用应在档案部门的监控范围内。
   （５）对电子档案采用在线方式提供利用时，应遵守国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理两方面采取严格的管理措施。
     档案馆电子档案利用的创新形式。
   （二）电子档案的统计
     电子档案的统计内容：
   （１）可按档案门类、年度、保管期限、密级、卷数、件数、大小、格式、时长、销毁、移交等要素，对馆藏、室藏电子档案数量等情况进行统计。
   （２）可按利用者、时间、档案门类、保管期限、卷数、件数、利用 人次、利用目的、利用方式等要素对电子档案利用情况进行统计。



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四、电子档案的处置




   （一）电子档案的鉴定
     电子档案的鉴定内容包括：电子档案的开放鉴定和电子档案保存到期时的价值鉴定。
     馆藏电子档案的开放鉴定，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放鉴定，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交时附具意见。
     保存到期电子档案的鉴定程序主要有四个环节：（１）组成档案鉴定小组。（２）对保存到期电子档案逐条鉴定并给出续存或销毁意见。（３）将鉴定意见上报上级领导或主管部门审批。（４）档案鉴定小组形成鉴定报告。
   （二）电子档案的转换与迁移
     电子档案转换与迁移的情形：
   （１）电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，应实施电子档案或元数据的格式转换；
   （２）因技术更新、介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时，应实施电子档案或元数据离线存储介质的转换；
   （３）支撑电子档案管理系统或电子档案长久保存系统运行的操作系统、数据库管理系统、台式计算机、服务器、磁盘阵列等主要系统硬件、基础软件等设备升级、更新时，应实施电子档案管理系统、电子档案长久保存系统、电子档案及其元数据的迁移；
   （４）电子档案管理系统、电子档案长久保存系统更新时，应实施电子档案及其元数据的迁移。
     电子档案转换与迁移的步骤和基本要求。
  （三）电子档案的销毁
     电子档案销毁的基本要求。
     电子档案销毁的程序：电子档案销毁鉴定后，成立销毁小组并负责实施，销毁完成后形成销毁报告、登记表等台账并归档保存。销毁小组应包括销毁操作责任人、销毁监督人与审核责任人。


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